En vue de l’entrée en application du règlement général sur la protection des données (RGPD), ISEP Alumni a concentré ses actions sur sa mise en conformité quant aux nouvelles règles applicables à partir du 25 mai 2018.
ISEP Alumni respecte les principes suivants :
- Pertinence des données recueillies
- Licéité des traitements mis en oeuvre
- Adéquation entre les finalités des traitements et le rôle de l’association
- Sécurité et confidentialité
- Respect du droit des personnes
- Transparence
- Durée limitée de la conservation des données.
Le RGPD en résumé
ISEP Alumni utilise les données des diplômés, contenues dans la Base de Données ISEP Alumni, pour trois types de traitement :
- satisfaire ses besoins propres et aider l'école pour la sollicitation des alumni ou pour les études statistiques
- aider les alumni adhérents en mettant à disposition un annuaire en ligne
- aider les entreprises cherchant à recruter des ISEP en proposant un service d'accès à l'annuaire en ligne.
Les données dites administratives, (prénom, nom, année de diplôme et type de diplôme), donc publiques, ne sont pas concernées par le RGPD. Les données dites personnelles (domicile, email et téléphone, employeur et situation professionnelle...) font dorénavant l'objet des possibilités ci-après au niveau de l'annuaire en ligne :
- conserver l'état actuel des choses pour votre compte ( visibilité pour les alumni et les recruteurs).
- aller sélectionner les données que vous souhaitez afficher / masquer dans l'annuaire en ligne dans "Mon profil" . Vos données masquées ne seront donc pas accessibles pour les alumni et les recruteurs consultant l'annuaire en ligne.
- demander lors de votre connexion ou dans l'onglet "Mon compte", à ce que vos données soient accessibles à l'exclusion de la prospection professionnelle, .
Si vous désirez connaitre le contenu de vos données personnelles dans la Base de Données, vous pouvez en faire la demande dans l'onglet "Mes données" de l'onglet "Mon compte", qui vous permet aussi d'en demander la suppression.
Information des personnes et exercice du droit à la limitation du traitement
Pour répondre aux nouvelles exigences du RGPD, ISEP Alumni a inclus sur son site une notice d’information des personnes sur leurs droits, sous forme de pop-up, ainsi que la possibilité pour les personnes de demander la limitation du traitement à des fins de prospection.
La transparence des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel gérées par ISEP Alumni concernent ses membres, certaines personnes de l’administration de l’ISEP, les extérieurs achetant un événement sur le site et les professionnels du recrutement qui remplissent leurs obligations pour accéder à l’annuaire en ligne. Ces données sont pertinentes et légitimes quant à leur finalité pour ISEP Alumni. (voir le descriptif détaillé)
Ces données sont traitées de façon à garantir une sécurité appropriée et ne sont divulguées qu’aux tiers autorisés. Les établissements demandeurs de traitements de données à caractère personnel sont, pour l’ISEP, la direction générale, la direction de l’enseignement et le service de la communication pour la mise en valeur du diplôme puis l’IESF pour mettre à jour son répertoire national des ingénieurs et scientifiques de France (ici, seules les données administratives sont transférées).
La protection des données à caractère personnel
Le responsable du traitement de ces données à caractère personnel est ISEP Alumni, personne morale, qui garantit la pertinence et la sécurité des traitements. D’ailleurs, ces derniers sont retranscrits dans le registre des traitements demandé par la CNIL.
Pour information, la base de données adossée au site ISEP Alumni est développée sous WordPress par Charles Videa (ISEP 2013) et hébergée chez OVH.
Rectification et effacement
Chaque membre a la faculté d’exercer ses droits d’accès et de rectification des données le concernant.
La personne concernée a le droit d'obtenir d’ISEP Alumni l'effacement de ces données en faisant la demande par mail ou par courrier. La demande sera traitée dans les plus brefs délais et ISEP Alumni communiquera cette action auprès du demandeur.
L’effacement ne concerne pas les données dites administratives, donc publiques, soit les prénom, nom, année de diplôme et type de diplôme.
Durée de conservation
ISEP Alumni conserve les données à caractère personnel des diplômés pendant la durée nécessaire à la finalité de son statut d’association d’élèves et de diplômés d’une école.
Pour les attentes de diplôme, la durée de conservation est 3 ans.
Pour les professionnels du recrutement et les extérieurs, la durée de conservation est 1 an.